Börja med problemet – inte funktionerna
Ett CRM ska lösa verkliga problem i ert arbete. Kartlägg dem innan ni tittar på funktionslistor.
- Var finns kundinformationen i dag — i mejl, kalkylark, anteckningar eller hos enskilda säljare?
- Vad gör säljarna manuellt som tar tid varje dag?
- Vad tappas bort: återkomster, offerter, leads eller historik?
- Hur fungerar uppföljningen när en kund inte är redo än?
- Hur ser ni vilka affärer som pågår och vad nästa steg är?
- Vilka andra system behöver CRM fungera tillsammans med?
Osäker på grunderna? Läs först vad ett CRM är.
Kartlägg er säljprocess
Skissa hur en kund faktiskt går från första kontakt till affär och fortsatt relation. Ett generellt flöde:
- 01Prospekt
- 02Kontakt
- 03Kvalificering
- 04Affär
- 05Offert
- 06Avtal
- 07Kund
- 08Uppföljning
Ert flöde ser sannolikt annorlunda ut. Poängen är att CRM ska stödja den process ni har — inte tvinga fram en ny som ingen följer.
Skapa en CRM-kravspecifikation
Dela upp kraven i det ni inte klarar er utan och det som beror på verksamheten.
Måste finnas
- Kund- och kontaktregister
- Kundhistorik
- Aktiviteter
- Pipeline
- Uppföljning
- Rapportering
Beroende på behov
- Prospektering
- Telefoni
- AI
- Offerter
- E-signering
- Marketing automation
- Kundservice
- Integrationer
- Mobilapp
- API
Checklistan är generell.
Den beskriver vanliga krav på CRM-system, inte vad ett visst system har.
Tänk på vilka som faktiskt ska använda CRM
Olika roller behöver olika saker av samma system. Ta med dem i utvärderingen.
Säljare
Snabb åtkomst till kunddata, dagens aktiviteter och enkel registrering. Om det tar tid att logga används det inte.
Säljledare
Överblick över pipeline, aktivitet och resultat per säljare, utan manuella sammanställningar.
Administration
Användare, behörigheter, mallar och datakvalitet som går att hantera utan konsult.
Ledning
Tillförlitliga siffror om försäljning och kundbas som underlag för beslut.
Marknad och kundservice
Där det är relevant: samma kundbild som säljarna, så att dialogen hänger ihop.
Läs mer om hur säljstöd kan hjälpa säljare och säljledare i vardagen.
Kontrollera integrationerna
Ett CRM fungerar sällan helt isolerat. Lista vilka system det behöver prata med och fråga hur kopplingen fungerar, vad den kostar och vem som underhåller den.
- E-post
- Kalender
- Telefoni
- Ekonomisystem
- E-signering
- Andra affärssystem
Exemplen är generella. Se vilka integrationer Vision CRM har.
Jämför den verkliga kostnaden
Licenspriset är bara en del. Räkna på vad systemet kostar att äga och använda över tid.
Planera implementationen innan ni väljer
Hur systemet införs påverkar resultatet lika mycket som vilket system ni väljer. Ställ de här frågorna redan under utvärderingen:
Datamigrering
Vilken data ska flyttas, i vilket format och vem städar den innan?
Konfiguration
Vilka fält, steg och mallar behöver sättas upp från start?
Internt ansvar
Vem äger systemet och fattar beslut under införandet?
Utbildning
Hur och när utbildas olika roller?
Test
Vilka flöden testas innan alla börjar använda systemet?
Lansering
Går alla över samtidigt eller en grupp i taget?
Support efter start
Vem hjälper användarna när frågor dyker upp efter lanseringen?
När valet är gjort: läs guiden Så implementerar ni ett CRM-system.
Testa CRM med verkliga arbetsflöden
Låt de som ska använda systemet testa det med realistiska scenarier och er egen typ av data. Mät hur lätt det går — inte hur många funktioner som finns.
- 1Skapa ett företag
- 2Lägg till en kontaktperson
- 3Skapa en aktivitet eller återkomst
- 4Följ en affär genom pipelinen
- 5Hitta kundhistoriken snabbt
- 6Ta fram en rapport
- 7Testa de integrationer ni behöver
Frågor att ställa under en CRM-demo
Ta med listan till varje demo och jämför svaren efteråt.
- Hur ser säljarens arbetsdag ut i systemet?
- Hur hanteras kundhistorik?
- Hur fungerar pipelinen?
- Hur skapas aktiviteter och återkomster?
- Hur fungerar rapporteringen?
- Vilka integrationer finns — och vilka kostar extra?
- Vad kostar implementation?
- Vad ingår i supporten?
- Hur flyttas vår befintliga data?
- Hur fungerar behörigheter?
- Vad händer med vår data om vi vill lämna systemet?
Vanliga misstag när företag väljer CRM
Funktionslista före process
Att jämföra funktioner utan att veta vilket problem som ska lösas.
För komplext system
Mer funktioner än teamet behöver gör systemet tyngre att använda.
Bara lägsta licenspris
Licensen är en del av kostnaden — implementation och tillägg räknas också.
Ignorerad implementation
Utan plan för införande blir även ett bra system ett dåligt val.
Användarna inte med
De som ska använda systemet dagligen bör testa det före beslut.
Underskattad datakvalitet
Dubbletter och gammal data följer med om den inte städas.
Otestade arbetsflöden
En demo visar det leverantören vill visa. Testa era egna flöden.
Svenskt eller internationellt CRM?
Det finns ingen generell vinnare. Väg faktorerna mot er verksamhet:
Språk
Gränssnitt och dokumentation på det språk teamet arbetar på.
Support
Tidszon, språk och hur snabbt ni får hjälp.
Datalagring
Var data lagras och vilka krav ni har på det.
Integrationer
Stöd för de system som är vanliga på er marknad.
Internationell verksamhet
Flera länder, valutor och språk kan tala för ett bredare system.
Ekosystem
Tillgång till partners, appar och konsulter kring systemet.
Läs mer om vad som kännetecknar ett svenskt CRM.
Jämför kandidaterna sida vid sida
När ni har en kortlista hjälper det att se systemen i samma format. Vår jämförelse av CRM-system bygger på offentliga uppgifter från leverantörerna, med källa och datum för varje uppgift. Det som inte gått att verifiera markeras som det.
Transparent: Vision CRM ingår i jämförelsen.
Samma regler gäller för alla system, även vårt eget. Ordningen är ingen rangordning.
Utvärdera Vision CRM
Vision CRM är ett svenskt CRM och en säljplattform med prospektering, telefoni, pipeline, offert och e-signering i samma system. Om det passar er kravspecifikation kan ni läsa mer om CRM-systemet och se aktuella priser.